在留資格の申請にあたって、
「理由書を書いてください」と入管から言われたり、
「この説明で足りているのだろうか」と不安になったりしていませんか？
申請内容や経緯によっては、
申請の事情を「理由書」で説明します。
このページでは、理由書について、
どのような点が見られるのか、
どのようなときに理由書が力を発揮するのか
を、できるだけわかりやすく整理しています。
理由書とは何のための書類か
理由書は、
提出書類だけでは伝わりにくい事情や背景となる経緯を、整理して説明するためのものです。
在留資格に関する申請の場面で、
理由書が用いられることがあります。
大切なのは、
何を書きたいかではなく、
どのように理解してもらうかという視点です。
入管が見ている審査の視点
理由書を書くときに意識したいのは、
書く人の気持ちよりも、
どのような点を見られているかという視点です。
一般的には、次のような点が見られることが多いと考えられます。
- 説明に一貫性があるか
- 事情に無理のない説明がされているか
- 提出書類と内容に矛盾がないか
- 問題点が整理されているか
- 改善や努力について触れられているか
- 今後の見通しが示されているか
理由書では、
このような視点を意識しながら、
事情を整理して伝えることが求められます。
慎重に見られるケースについて
すべてのケースが不許可になるわけではありませんが、次のようなものは、
入管で、申請書類を慎重に見られると思われます。
- 職務内容と学歴・経歴の関係
- 学校の出席状況や就労状況について
- 生活状況や収入面の説明が不足している
- 在留状況に変化があった
このような場合、
事情を丁寧に整理し、
背景まで含めて、理由書で説明することが大切だと考えます。
理由書の「書き方で注意したい点」
理由書は、
内容そのものよりも
「書き方」で損をしているケースがあると思います。
ここでは、
理由書の書き方の例を、
少し整理します。
① 事実関係の整理について
理由書では、
説明の場面が変わったときには、
「誰の、いつの話なのか」がはっきり伝わることが大切です。
正確な日にちがわからないときは
「その頃」などの表現を使うこともありますが、それよりも、
元々の事実の整理ができていないこともあるようです。
申請人にとってはわかっている事情でも、まとめると意外と難しいものです。
さらに、読む側に状況が伝わりやすくする必要があります。
理由書では、
事実を整理して、的確に説明したいです。
② 感情の表現を丁寧に表す
申請人の方に、不安な気持ちがあるのは理解いたします。誠実な気持ちを書きたい事情もわかります。
理由書では、その気持ちを上手に整理して、
現状や、未来への考え方の表明に使うと、
より良い説明につながると思います。
本来伝えたい内容が伝わりやすいように、気持ちの書き方も丁寧に検討したいところです。
③ 「より良く見せる」のではなく「正しく」伝える
申請の理由書は、現状を正しく伝える役割があります。
例えば、事実関係を少し良く見せようとして、
実際のこと以上の表現をしてしまうと、
誠実さがないように見えてしまう心配があります。
「仕方がなかった」という事情がある場合でも、
その背景にあった事実を、
正しく伝えるようにしたいです。
理由書では、
問題点を整理して、ありのままの事実をわかりやすく伝える姿勢が重要だと考えます。
④ 時系列の整理について
申請する「人」に注目して理由書を書いていると、
いつのまにか話が前後していることもあるかもしれません。
内容自体が正しくて、さらに、流れが整理されている文章なら、入管が読みやすいと思われます。
時系列を意識すると、
読みやすい文章になると思いますので、気をつけて作成したいです。
⑤ 未来の話にも理由を
理由書は、過去の経緯、現在の状況、未来の見通しを書きます。
未来の見通しは、これまでの状況と今後の予定を根拠に示しながら書いていきたいところです。
「今後どうするか」を、
丁寧に説明することも大切だと思います。
このような事例は、特別ではありません
上記のような心配は、
特別なことではないと思われます。
「理由書を自分で書いてみたけれど、これで良いのか不安」
「うまく伝えられているか、わからない」
そのように感じた時は、
一度立ち止まって整理することで、
より良い理由書に変更できる可能性があります。
留学生の方で、在留期間更新許可申請をする予定がある方は、こちらの記事も参考になさってください。
理由書が力を発揮するとき
理由書は、
「説明が必要な場面」で力を発揮します。
- 不許可や追加説明を求められたとき
- 事情が少し複雑なとき
- 書類だけでは伝わりにくい事情があるとき
- 説明を整理して伝えたいとき
理由書は、
申請を有利に見せるためのものではなく、
事情を正しく理解してもらうための手段です。
入管の審査官には、正直な文章で、上手に事情を伝えましょう。
理由書作成サポートについて
筆者の事務所では、「理由書の作成」について、不安に思う方のサポートをしたします。
申請内容や背景をお聞きし、
事実関係を整理しながら、
申請内容に合わせた理由書を作成します。
理由書だけのサポートもいたします。
当事務所のサポートの流れ
当事務所では、理由書作成サポートを、次のような流れで行います。
- お問い合わせの回答
- お見積りの提示
- ご入金
- 事情のヒアリング（オンライン対応可）
- 理由書作成
- ご確認・調整
料金について
理由書作成のみ
（申請書など、他の書類はお客様が作成の場合）
・比較的整理しやすいケース 44,000円～
・事情整理が必要なケース 55,000円～
・説明量が多いケース 66,000円～
※ 内容の複雑さにより、金額が異なります
※ 事前にお見積りをご案内します
※ 理由書のみご依頼の料金です
お問い合わせ
理由書は、
正しく伝えたい書面です。
一人で抱え込まず、
事情を整理するところから始めてみませんか。
まずはお気軽にご相談ください。
【事務所のご案内】
行政書士やまおか事務所
神奈川県横浜市中区蓬莱町2-6-3
KOYO関内ビル507
行政書士 山岡 希美香
電話 070-7519-8731
